有沒有簡單的自動化流程可以讓我每天省1小時？

每天只多做一點點的事，就卡掉你黃金的一小時。與其拼命努力，不如設計一套讓事情自己跑的流程。

「12哥，我每天做的事都不難，但加起來很雜，一天花兩三小時在回覆訊息、抄資料、對帳、排任務…能不能用什麼簡單的方式，讓我每天省下至少一小時？」

這是某位做小型進口選品店的女生問我的。

她不是不努力，也不是不會做事，而是她做的事太零碎，又重複又瑣碎，耗掉她最有精神的黃金時間。

我跟她說：「其實你不需要學什麼高深自動化，只要用幾個你早就會用的工具，把事情『先想好順序』，然後讓它自己跑。」

升維心法：省時間的不是功能，而是「流程思維」

多數創業者在營運上最浪費時間的地方不是「做錯」，而是「一樣的事，一直手動做」。

例如：

1. 客人來問 → 手動回覆 → 問完才貼付款方式 → 忘了追進度
   
   

2. 收到報名 → 抄到 Excel → 開 Email → 寄通知 → 忘了記帳
   
   

3. 每天結帳 → 對銀行 → 複製到財務表 → 寫營收報告
   
   

這些事看起來都很「正常」，但只要有流程＋規則＋工具自動跑，你每天就能多出一小時不必「重複性勞動」。

案例故事一：她靠一個 Google 表單＋三個自動串接，省下每天1.5小時

一位經營手作飾品的創業女生，原本每天要：

• 回覆私訊問訂製流程
  
  

• 抄寫訂單資訊
  
  

• 整理客人地址
  
  

• 寄付款提醒
  
  

• 每週對帳、對出貨
  
  

後來她重新設計了這樣一個「超簡單自動流程」：

1. IG／LINE 自動回覆：回應客人詢問，附上「訂製填單表單」連結
   
   

2. Google 表單收單：客人自行填選樣式、顏色、備註、地址等資料
   
   

3. Zapier 串接到 Google Sheets（自動建檔）＋ Gmail（自動寄感謝信）
   
   

4. 每週自動生成「出貨明細清單」PDF，寄給她自己與助理
   
   

她說：「我本來一天要回 30 個訊息，現在 70% 客人是填完表單後我再跟進。資料不會漏、也不會錯。」

每天多出來的一小時，她拿來拍影片、寫週報，結果營收反而上升。

再說一次心法：不是你要變程式高手，而是你要用簡單邏輯讓事情自己跑

所謂的「日常自動化流程」，其實只要搞懂三件事：

1. 輸入在哪？（客人填單、私訊、表單、付款、留言）
   
   

2. 資訊要去哪？（整理成清單？建成客戶資料？提醒後續步驟？）
   
   

3. 動作要做什麼？（寄信？新增行程？發出通知？更新狀態？）
   
   

每個步驟都可以靠一個工具簡單完成，例如：

• 收資料：Google Form / Tally / Typeform
  
  

• 整理資料：Google Sheets / Notion
  
  

• 傳通知：Gmail / LINE Notify / Slack
  
  

• 串流程：Zapier / Make / Pabbly / IFTTT
  
  

把它串成一條線，你就有了「你的第一條自動化機器人」。

案例故事二：程式設計師 Paul Jarvis 把個人品牌營運自動化成「一人公司」

Paul Jarvis 是一位知名設計師／作家，他開發了個人產品（網站服務、電子書、課程），每年營收超過百萬美元，但團隊只有他一個人。

他最關鍵的做法之一就是流程自動化，他說：

「我不想成為一個靠人力累積的公司，我要的是一個靠邏輯與系統自己滾動的商業模型。」

他所有產品從訂購 → 教學 → 出貨 → 收費 → 客服，都透過 Zapier、ConvertKit、Stripe、Slack 串起來。

他的觀念是：

「我會花 1 小時設計流程，是為了未來省下 100 小時。」

這就是自動化真正的價值——不是炫，而是解放。

逼問區：十個問題，幫你找出每天可以省下來的一小時在哪

1. 你現在每天最常重複的是什麼任務？可以自動化嗎？
   
   

2. 有沒有什麼資料，你常常抄寫、轉貼、對照？
   
   

3. 有沒有固定格式的回覆，一直複製貼上？
   
   

4. 有沒有客人資訊要你一個個問？能不能用表單收？
   
   

5. 有沒有每週都要整理一次的東西？可以自動報表嗎？
   
   

6. 有沒有任務每次都忘記？可以自動通知或行事曆排程嗎？
   
   

7. 有沒有資訊常分散在多平台？能不能集中同步？
   
   

8. 你是否為了不掉東西，每天都要開很多視窗檢查？
   
   

9. 你是否已經有 Google 帳號？會用表單、Gmail、表格嗎？
   
   

10. 如果你今天出國兩天，你希望哪些事自己能跑？
    
    

應用建議：打造你的「日常自動化 1 小時解放流程」

1. 挑一件你每天最重複、最煩但可預測的任務
   例如：收資料、寫通知、對帳、預約管理
   
   

2. 設計一個輸入端（讓別人幫你填）
   → 用 Google 表單 or Notion 表單讓客人填資料，不要你問他說
   
   

3. 設一個中繼站（讓資料集中）
   → 表單串到 Google Sheets，自動歸檔
   
   

4. 設一個動作（自動提醒或通知）
   → 用 Zapier 做：填完表單 → 自動寄出說明信 or 傳訊到 LINE／Slack
   
   

5. 下週觀察流程有無卡住，再慢慢優化第二條流程
   
   

記住：一天省一小時，一年就是 365 小時，你等於多了一整個月的時間。

—

—— 12
有些路，我也走過；有些坑，我也踩過
希望這篇，能讓你多一點方向，少一點迷惘

升維商模 × 降維打擊
創業不再一人摸索
《12的創業智慧筆記》